Šta je orijentacija za nove zaposlene i zašto nam je bitna?

Prvi dan ili prvi mesec u novoj organizaciji može da bude zastrašujuć, pogotovu za mlade novo-zaposlene i one kojima je ovo prvi posao u životu.

Nepoznato okruženje, nepoznati ljudi i novi uvidi. Čak i iskusnim zaposlenima nije baš lako da se snađu.

Orijentacija za nove zaposlene je proces u kome prilagođavamo zaposlenog na okruženje. Kroz orijentaciju, novi zaposleni se aklimatizuju na kompaniju, sektore, kolege i zahteve kompanije/posla. Benefit ovog jednodnevnog i kratkog procesa pruža brojne pogodnosti, ne samo za zaposlene već i za kompaniju, timove i kolege … generalno čitav sistem ima benefit, u celini.

Cilj je što lakši ulazak u novu ulogu i prihvatanje promene.

Šta sve čini orijentacioni dan:

• Upoznavanje sa fizičkim okruženjem – Prolazi se/šeta kroz organizaciju, kako bi se orijentisali u prostoru. Upoznajemo zaposlenog sa osnovim stvarima, bez preteranih detalja. Fokusiramo se na da zadovoljimo osnovne potrebe; na primer: razumevanje radnog vremena (kad se dolazi, koja je tolerancija na kašnjenje, odlazak ranije, rad od kuće i sl.), na koji se ulaz ulazi, parking za zaposlene, posetioce i menadžere, radni sto i potrebe štampe, skeniranja i sl., piće & hrana, kada su pauze, od koga može da se poruči hrana ili se donosi od kuće, da li sme da se jede na radnom mestu ili se ide u menzu/kuhinju  i sl. Gledamo da osnovne potrebe budu ispunjene.

• Bezbednost i zdravlje na radnom mestu – sa zaposlenim prolazimo osnovne rute i rutine u slučaju da se nešto nebezbedno desi; tipa: koja je ruta u slučaju požara, šta se radi u slučaju da se desi poplava, osnovni brojevi telefona za bezbednost i kome da se obrate u slučaju mobinga.

• Filozofija kompanije – Sastavni deo orijentacije za zaposlene je učenje filozofije kompanije. Najbolji način da napredujete u poslovnom svetu koji se neprestano razvija jeste da uskladite ciljeve i ponašanje kompanije sa ciljevima i ponašanjem njenih zaposlenih. Balance tim koristi „centriranje“ novo-zaposlenih. To nam daje sigurnost da konstantno dogovaramo sa novo-zaposlenim očekivanja, ciljeve i gde je on/ona u odnosu na dogovore. Prvi dan pored okruženja je i pričanje o nastanku kompanije i njenom pravcu. Tokom orijentacije, novo zaposleni može utvrditi da li je kompanija prilagođena timu ili individualno orijentisana. Ovaj deo dana takođe pomaže zaposlenom da vidi strukturu organizacije i odnos prema zaposlenima.

• Integracija ljudi – Upoznavanje novog zaposlenog sa kolegama, timovima i menadžerom je još jedan ključni element orijentacije zaposlenih. Iz tog razloga, mnoge kompanije često obučavaju nove zaposlene u grupama.  Upoznavanje pripomaže da se zaposleni oseća prihvaćeno i dočekano. U mnogim slučajevima, nematerijalni aspekti posla zaposleni najviše cene. Stoga je ključno da se neguju međuljudski odnosi od samog početka. Podsticanje mogućnosti da se izgradi jak odnos sa menadžmentom je takođe od pomoći. Sa solidnim programom orijentacije, rukovodioci kompanije mogu postaviti jaku osnovu koja podstiče vrhunske talente da ostanu.

• Upućivanje u plan i program – Onboarding treninzi nisu više ništa novo, ali dobro je da zaposleni znaju već prvog dana koliko dugo traju, koji je plan, šta dobijaju njima, ko će da ih prati tih dana, kada se završavaju i kada počinju da rade. Dobijaju pregled svih aspekata, satnice i rasporede koje treba pokriti tokom sledećeg procesa „onboardinga“. Proces orijentacije treba da bude posvećen pružanju opštih informacija.

• Ugovor i opis posla – Kada se prošlo upoznavanje sa okruženjem, potrebno je sažeto proći kroz opis posla i odgovornosti. Ovaj deo procesa je konkretnije fokusiran na poziciju novog zaposlenog. Nadređeni zaposlenog se uključuje i treba da objasni očekivanja kompanije za poziciju i neke osnovne procedure koje se odnose na tu ulogu. Prvi dan može biti zastrašujući za novog zaposlenog. Pojedinac često ne zna šta treba da radi, gde da ide, sa kim da se konsultuje ili kako da obavlja određene zadatke. Uvođenjem zaposlenih u kompaniju kroz „proces orijentacije“ pomažemo novim zaposlenima da se lakše i bolje uključe u sistem.

• Da bi se sprečilo preopterećenje informacijama, proces orijentacije služi samo za bazične informacije i to veoma mali broj. Za ljude koji su unutar kompanije izgledalo bi kao jedna dosadna slika o stvarima koje treba da se znaju same po sebi, ali za ljude spolja koji tek ulaze, njima je i ona nepoznata i zaista potrebna da se ljudi upute.

• Orjentaciju izvodi HR-odeljenje (u većim sistemima – obično je jedna osoba zadužena za ovaj proces, u manjim – izvodi zvanični HR predstavnik) tokom čitavog dana. Zaposleni ni u jednom trenutku se ne ostavlja da bude sam, da tumara po kompaniji. Već mu se pruža kompletna pažnja. Nadređeni se priključuje onog trenutka kada se završe osnovne i opšte stvari o sistemu. O samom radnom mestu može jedino nadređeni da pomogne.

Jedno sjajno pitanje koje smo imali tokom godina je da u nekim organizacijama proces orijentacije bi trajao skoro svaki dan i da je kao takav neefikasan. U ovakvim slučajevima bi savetovali, ako imate zaista toliki broj zapošljavanja (a realnost je da obično ovu situaciju imaju veći sistemi, par hiljada i češće sistemi sa više od 50.000 zaposlenih), u tim situacijama oni organizuju nedeljno ili mesečno onbordovanje novih ljudi. Tako nećete imati jednu osobu već više njih tokom procesa i stvari su interesantnije za novo-zaposlene; već od prvog dana imaće sa kim da podele prve korake kroz vašu organizaciju. Deljenje iskustva, umrežavanje, osećaj da „nisu sami“ ima li boljeg osećaja prvog dana na poslu nego dobiti potpunu pažnju i kolege sa kojima se prolazi i olakšava prvi utisak o firmi.

Informacije sadržane u ovom tekstu predstavljaju stavove autora, nisu pravni saveti, služe za opšte informisanje i ne treba ih koristiti kao zamenu za konsultacije sa stručnim licima. Pre donošenja bilo kakve odluke i preuzimanja bilo kakve radnje konsultujte se sa licima koja su ovlašćena za davanje pravnih saveta u skladu sa zakonom. Firma JN&AN NIKOLIĆ CONSULTING DOO ne snosi bilo kakvu odgovornost ukoliko preduzmete radnje na osnovu informacija iznetih u ovom tekstu.

Lidija Miljković Autor

Lidija je Value builder Consultant u Balance Consulting-u i sa svojim klijentima trenutno radi na njihovim internim onboarding i liderskim treninzima. Razvila je svoj program za C level i HR - „Organizacija kao organizam“. Najveće iskustvo i znanje je stekla radeći kao HR za Walt Disney kompaniju. Ona je NLP trener, završila je menadžment, radila je sa preko 50 različitih nacionalnosti i trenutno je više od 15 godina u HR-u. Njena najveća inspiracija je deljenje znanja. Lidijine oblasti ekspertize su organizaciona kultura i razvoj liderskih veština.