Vođenje evidencija u oblasti radnih odnosa je zakonska obaveza poslodavca, ali sa druge strane personalne evidencije koje se vode u kadrovskoj službi jedne kompanije predstavljaju dragocen i značajan izvor informacija o svakom zaposlenom. Ako uredno i ažurno vodite evidencije o svojim zaposlenima imaćete u svakom momentu neposredan uvid u prisustvo zaposlenih na radu, radne sate zaposlenih, plaćena i neplaćena odsustva, zarade i bonuse, doprinos svakog zaposlenog radu i slično.

Za slučaj da Vam se najavi inspekcija imaćete urednu evidenciju o zaposlenima. Takođe, personalne evidencije se mogu koristiti kao važan dokaz ukoliko dođe do sudskog spora u oblasti radnih odnosa ili se jave sporna pitanja (da li je zaposleni radio ceo mesec, da li je radio prekovremeno, koliko je odsustvovao, da li je koristio bolovanja i sl.).

Takođe, vođenjem evidencija obezbeđuje se transparentnost i jednakost u radu i zaposlenima omogućava uvid u sva bitna pitanja koja se odnose na njihov rad i zarade.

Koje evidencije se vode kod poslodavca?

Ovu materiju reguliše Zakon o evidencijama u oblasti rada kojipredviđa nekoliko osnovnih evidencija kod poslodavca:

– evidencija o zaposlenim licima

– evidencija o zaradama zaposlenih lica

– evidencija o zaposlenim domaćim državljanima koje poslodavac upućuje

  na privremeni rad u inostranstvo

– evidencija o zaposlenim strancima

– evidencija o korisnicima prava invalidskog osiguranja.

Važno je napomenuti da se sve ove evidencije vode trajno.

Sadržaj evidencija

Zakonom o evidencijama u oblasti rada je detaljno predviđen sadržaj svake evidencije ponaosob. Ovih podataka ima puno i navedeni su precizno u samom Zakonu.

U produžetku ćemo reći nešto više o najvažnijim evidencijama koje biste trebali da imate kao i o pravilima vođenja i obrade podataka u njima.

Evidencija o zaposlenim licima se vodi za svako zaposleno lice od dana početka rada pa sve do dana prestanka radnog odnosa.

U ovu evidenciju se unose lični podaci o zaposlenom (prezime i ime, prebivalište i boravište, stepen stručne spreme i dr.) i podaci o samom radnom mestu (naziv radnog mesta, radno vreme, datum početka rada i dr.).

Bilo bi dobro da osoba koja radi u kadovskoj ili HR službi uputi svakog novozaposlenog u njegovu zakonsku obavezu da prijavi svaku promenu podataka koji su uneti u u evidenciju na osnovu njegove izjave ili ličnih isprava, i to u roku od osam dana od dana nastanka promene.

Evidencija o zaradama zaposlenih sadrži podatke o radnom vremenu, bruto i neto zaradi, naknadama, radnim satima, prekovremenom radu i druge podatke vezane za primanja zaposlenih.

Evidenciju o zaradama za svakog zaposlenog započinjete da vodite danom početka rada pa sve do prestanka radnog odnosa.

Predviđena je i obaveza poslodavca da organizaciji za penzijsko i invalidsko osiguranje dostavlja izveštaje sa podacima iz evidencije o zaradama zaposlenih.

Evidencije o korisnicima prava invalidskog osiguranja sadrže podatke o zaposlenim invalidima rada koji u firmi ostvaruju određena prava po osnovu preostale radne sposobnosti (raspoređivanje sa punim ili skraćenim radnim vremenom, prekvalifikacija ili dokvalifikacija i odgovarajuće novčane naknade). Takođe, ovde ćete evidentirati podatke o zaposlenima kod kojih postoji neposredna opasnost od nastupanja invalidnosti.

Evidencija počinje da se vodi danom kada određeni zaposleni stekne svojstva zaposlenog invalida rada, odnosno danom kada je raspoređen na drugo radno mesto zbog neposredne opasnosti od nastupanja invalidnosti, a prestaje de se vodi danom prestanka ovih prava, odnosno danom prestanka radnog odnosa.

Način vođenja evidencija

U kom obliku ćete voditi evidencije o zaposlenima stvar je slobodnog izbora u skladu sa brojem zaposlenih, unutrašnjom organizacijom i potrebama firme. To može biti korišćenjem savremenih softverskih programa za automatsku obradu podataka ili putem jednostavnih obrazaca, kartoteka, tabela i sl. Kako god, bitno je da se ispoštuje zakonska regulativa u pogledu sadržine evidencija i načina prikupljanja, obrade i čuvanja podataka u njima.

Prikupljanje i unošenje podataka

Podatke u evidencijama ćete prikupljati i unositi na osnovu pribavljene dokumentacije, izjava zaposlenih i na druge načine. Ovi podaci se vode u okviru kadrovske službe ili službe za ljudske resurse, i za njihovu ispravnost je odgovorna osoba koja vodi evidenciju. Sa druge strane, za tačnost podataka odgovara zaposleni koji je dao izjavu.

Obratite pažnju na vođenje dnevnih evidencija o radu zaposlenih

Izmenama Zakona o radu od decembra 2017.godine uvedena je nova obaveza poslodavca da uredno i ažurno vodi i dnevnu evidenciju o prekovremenom radu svih zaposlenih.

Predviđena je odgovornost u slučaju nepoštovanja ove obaveze i novčane kazne u rasponu od 150.000 do 300.000 dinara za poslodavce sa svojstvom pravnog lica, odnosno od 50.000 do 150.000 dinara za preduzetnike, a za odgovorno lice kod poslodavca kazne od 10.000 do 20.000 dinara.

Obrada podataka

Lične podatke o zaposlenima može da prikuplja, obrađuje i koristi, kao i da dostavlja trećim licima samo zaposleni u firmi koji je za to ovlašćen od direktora.

Zakon o radu predviđa zaštitu ličnih podataka zaposlenog, pa tako zaposlenom morate omogućiti pravo uvida u podatke koji se vode o njemu, kao i pravo da zahteva da se izbrišu podaci koji se odnose na njega a nisu od presudnog značaja za posao koji obavlja, ili pravo da traži da se isprave netačni podaci.

Ovi podaci ne mogu da budu dostupni trećim licima, odnosno treća lica bi mogla imati pravo uvida u podatke samo u zakonom predviđenim situacijama ili ukoliko je to potrebno da bi se dokazala određena prava koja proizilaze iz rada i radnih odnosa.

Sve gore navedeno važno je da zna svaki poslodavac, jer ukoliko se ne prikupljaju adekvatni podaci ili ako se podaci prikupljaju na neadekvatan način možete biti izloženi vrlo visokim kaznama.

Zakonom o evidencijama u oblasti rada predviđena je novčana kazna u rasponu od 500.000 do 1.000.000 dinara za poslodavca ako ne vodi uopšte evidencije ili ako ih ne vodi na predviđen način. Isto važi za situaciju kada poslodavac ne čuva trajno evidencije koje je zakonom dužan da čuva.

Istim zakonom predviđena je i novčana kazna do 30.000 dinara za zaposlenog koji ne prijavi poslodavcu promenu podataka koji su u evidenciju uneti na osnovu njegove izjave ili ličnih isprava u roku od osam dana od dana nastanka promene.

Kazna do 30.000 dinara predviđena je i za zaposlenog koji u izjavi poslodavcu daje netačne podatke.

Vezano za obradu podatka neophodno je pomenuti novi Zakon o zaštiti podataka o ličnosti koji se pimenjuje od 21.avgusta 2019.godine.

Prema ovom zakonu, obrada podataka o zaposlenima predstavlja zakonsku obavezu za poslodavca na osnovu kojeg poslodavac prikuplja i obrađuje podatke o ličnosti zaposlenog. Ovde prvenstveno mislimo na Zakon o evidencijama u oblasti rada, koji predviđa koje evidencije poslodavac vodi, na koji način prikuplja podatke i kako se podaci obrađuju i koriste. Pored Zakona o evidencijama u oblasti rada, ovo ovlašćenje poslodavca može da se zasniva i na drugim zakonima (Zakon o radu, Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu).

Dakle poslodavac je oslobođen obaveze da zahteva saglasnost zaposlenog za obradu podataka jer ima zakonsko ovlašćenje za obradu.

U situaciji kada bi poslodavac prikupljao i obrađivao podatke o zaposlenima za koje nema zakonsko ovlašćenje, bilo bi potrebno da se zatraži saglasnost zaposlenog.

Novim Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti pojam podataka o ličnosti  je proširen tako da podrazumeva sve podatke koji se odnose na pojedinca, na osnovu kojih je identitet te osobe direktno određen  (ime i prezime, prebivalište, JMBG) ili je odrediv (podaci putem kojih se može doći do neke osobe, npr. IP adresa, mail adresa, nalog na društvenim mrežama). Znači da podaci pomoću kojih je neka osoba odrediva sada takođe prestavljaju podatke o ličnosti koji su zaštićeni zakonom.

Poslodavci bi trebalo da usklade svoje poslovanje sa novim zakonom, odnosno da odrede procedure vezano za zaštitu podataka o ličnosti. Svaki poslodavac bi trebalo da najpre precizira koje podatke oličnostiprikuplja, a zatim da na internom nivou uredi sledeća pitanja:

  • na koji način će se ovi podaci prikupljati
  • u kom obliku će se vršiti prikupljanje podataka
  • za koju svrhu se podaci prikupljaju

Isto, potrebno je da se u konkretnoj firmi odredi koliko dugo mogu da se čuvaju podaci o ličnosti. Do sada su poslodavci mogli da čuvaju određene podatke „unedogled“. Novi zakon zabranjuje obradu i čuvanje zastarelih podataka.

Poslodavci su prema novoj regulativi dužni da obradu podataka organizuju i sprovode tako da ispoštuju sledeća načela:

-načelo zakonitosti – prema kojem se podaci o ličnosti moraju sakupljati zakonito i transparentno u odnosu na osobu na koju se ti podaci odnose

-načelo ograničenosti svrhom – prema kojem se podaci mogu koristiti samo u skladu sa njihovom svrhom

– minimizacija podataka – prikuplja se samo minimum podataka, tj.oni podaci koji su neophodni (bez suvišnih i nepotrebnih podataka)

– tačnost podataka– svaki podatak kojise prikuplja mora biti tačan i ažurno vođen

– načelo ograničenog čuvanja – podaci se čuvaju onoliko dugo koliko je potrebno da se ostvari njihova svrha

– načelo poverljivosti – podrazumeva da se podaci mogu obrađivati samo tako da se obezbedi njihova sigurnost i zaštita od neovlašćene obrade, gubitka ili oštećenja

Predviđene su visoke kazne, čak do 2.000.000 dinara, samo ukoliko se ne poštuju ova načela.